THÔNG BÁO PHÍ Cấu hình các thông số để tạo hoá đơn tự động cho dự án Thứ tự thao tác Cấu hình bảng giá Áp dụng phí căn hộ Số liệu Thông báo phí (TBP) Lọc sổ phụ Lịch sử thanh toán Cấu hình bảng giá A. Danh sách cấu hình bảng giá Menu  Thông báo phí (1) > Menu Cấu hình bảng giá (2) > Màn hình  Danh sách cấu hình bảng giá (3) --> Các Loại phí sẽ được hiển thị tại màn hình Danh sách cấu hình bảng giá này (4) Bấm vào dấu v để mở rộng xem chi tiết hoặc dấu ^ để ẩn chi tiết thông tin loại phí đã được tạo Có thể chỉnh sửa hoặc thay đổi Trạng thái loại phí đã tạo. Màn hình quản lý bảng giá sẽ thể hiện các thông tin chính về bảng giá thuộc về dự án bao gồm: Mã bảng giá Tên định phí Mô tả Đơn vị tính Loại bảng giá Thuế suất Phí BVMT (thuế suất) Trạng thái Ngày cập nhật B. Thêm mới bảng giá  (5) Bước 1: Chọn +Thêm mới (5) như hình bên trên Bước 2: Điền thông tin theo các trường hiển thị như hình bên dưới: Vùng 1: Thêm mới bảng giá Tên bảng giá: tên gọi được đặt theo từng dự án hoặc của Loại giá mà Ban quản lý cần quản lý. Đơn vị tính Loại giá:  Giá cố định | Giá theo tháng | Giá theo hạng mục căn hộ | Giá theo hạng mục căn hộ luỹ tiến | Giá theo khung | Giá theo cấp độ luỹ tiến | Giá theo định mức (Diễn giải chi tiết về loại phí được mô tả tại (4) Ghi chú bảng giá theo hình) Thuế (%) Phí BVMT (%) Trạng thái:  Hoạt động | Không hoạt động Mô tả: Mô tả về loại gía đang khởi tạo Vùng 2: Danh sách hạng mục , chỉ thao tác khi Khi người dùng chọn loại giá là: Giá theo hạng mục căn hộ luỹ tiến Giá theo khung Giá theo cấp độ luỹ tuyến Giá theo định mức Thì có thể chọn  Thêm hạng mục để tạo nhiều định mức khác nhau cho bảng giá Bước 3:  Ấn Lưu (3) để hoàn thành thao tác. Nếu người dùng Thêm bảng giá thành công sẽ hiển thị thông tin bảng giá mới tại màn hình Danh sách cấu hình bảng giá (3). C. Chỉnh sửa bảng giá Bảng giá chỉ có thể Chỉnh sửa và thay đổi trạng thái (Hoạt động | Không hoạt động), không thể xoá bảng giá đã tạo vì sẽ ảnh hưởng đến các báo cáo cũ đã áp dụng loại phí này Bước 1: Menu Thông báo phí (1) > Menu Cấu hình bảng giá (2) > Màn hình Danh sách cấu hình bảng giá (3) Bước 2 : Bấm vào Mã bảng giá như hình bên dưới Bước 3:  Nhập các trường thông tin cần cập nhật Bước 4:  Bấm nút Lưu để hoàn tất cập nhật. D. Cập nhật | Xoá số liệu trong chi tiết bảng giá Bước 1: Menu Thông báo phí (1) > Menu Cấu hình bảng giá (2) > Màn hình Danh sách cấu hình bảng giá (3) Bước 2 : Bấm vào dấu v hoặc dấu ^  như hình bên dưới để xem chi tiết số liệu bảng giá và chọn nút chỉnh sửa hoặc xoá theo nhu cầu Bước 3: Xem màn hình xác nhận trước khi thực hiện Cập nhật | Xoá Màn hình cập nhật (Chính sửa) số liệu Màn hình Xoá Bước 4: Bấm nút Cập nhật để hoàn thành việc chỉnh sửa số liệu.      Bấm đồng ý để xác nhận xoá dòng số liệu (lưu ý khi xoá sẽ không lấy lại được dữ liệu này) hoặc Bấm Huỷ bỏ lệnh xoá. Ghi chú: Nếu có bất kỳ thay đổi nào sau khi đã khởi tạo thông báo phí, vui lòng vào Menu Thông báo phí --> Bấm vào ký hiệu "+" (tạo lại hoá đơn) để đồng bộ lại số liệu mới. E. Sao chép Bảng giá cho dự án Bước 1: Menu Thông báo phí (1) > Menu Cấu hình bảng giá (2) > Màn hình Danh sách cấu hình bảng giá (3) Bước 2: Chọn ký hiệu (4) Bước 3: Thao tác trên màn hình Sao chép bảng giá cho dự án (5), gồm: Dự án hiện tại (6): Là dự án có cấu hình Bảng giá mà người dùng muốn Sao chép qua dự án khác thuộc phân quyền quản lý Danh sách các dự án thuộc quyền quản lý (7): Bấm vào ô để chọn dự án Bước 4: Bấm nút Lưu (8) để xác nhận và hoàn tất sao chép. Sao khi sao chép thành công, hệ thống sẽ hiển thị thông báo như sau: Người dùng truy cập vào dự án vừa được sao chép cấu hình để kiểm tra và tạo cấu hình phí cho dự án đó. Áp dụng phí căn hộ Chỉ thao tác chức năng này khi đã hoàn tất Cấu hình Bảng giá  Quản lý Danh sách căn hộ áp dụng phí Màn hình hiển thị danh sách quản lý định phí chung của tất cả các căn hộ, bao gồm các thông tin: Vùng 1: Chọn   Toà nhà/khu | Căn hộ hoặc 1 danh mục phí cần xem Vùng 2 : Thông tin: Mã (căn hộ) | Tên căn hộ | Loại căn hộ | Mô tả | Ngày cập nhật Vùng 3 : Bấm vào dấu v để xem chi tiết các phí cấu hình cho từng căn hộ Thông tin tên phí và số lượng tính phí sẽ hiển thị tại Thông báo phí gửi đến cư dân Tên (phí) Số lượng:  Đơn vị  Định mức đăng ký: Định mức đăng ký điện | nước (nếu có) Ưu tiên: Mức độ ưu tiên khi thanh toán (dùng để Ban quản lý chủ động cài đặt các khoản phí muốn ưu tiên thu hồi cho kỳ thanh toán của tháng) Trạng thái Hành động: Chỉnh sửa | Xoá Xem chi tiết hoặc Cập nhật  Bước 1:  Chọn vào biểu tượng để Xem chi tiết hoặc Thực hiện chỉnh sửa Bước 2: Màn hình xem và thực hiện chỉnh sửa Nếu cần chỉnh sửa thông tin, chọn vùng cần sửa, chọn trong danh sách có sẵn | hoặc nhập nội dung mô tả mới và bấm Cập nhật để lưu thông tin và hoàn tất. Thêm mới định phí Bước 1:  Menu Thông báo phí > Sub menu Áp dụng phí căn hộ > Màn hình Danh sách căn hộ áp dụng phí Bước 2: Bấm chọn  + Định phí    1    Tên định phí: Đặt theo thực tế nhu cầu cần quản lý    2   Danh mục : Chọn theo danh sách có sẵn   3      Bảng giá: Chọn theo danh sách có sẵn đã được tạo và cấu hình tại Cấu hình bảng giá   4      Loại tháng: Chọn M (tháng hiện tại) | M+1 (tháng sau) | M-1 (tháng trước) tuỳ vào tháng tính phí   5      Hạng mục căn hộ: Chọn theo danh sách có sẵn   6      Số lượng:  Chọn số lượng phù hợp   7      Toà nhà/Khu:  Chọn Tất cả hoặc một toà nhà để áp dụng phí   8      Loại căn hộ:  Chọn Tất cả hoặc một phân loại căn hộ để áp dụng phí. Theo danh sách phân loại có sẵn    9    Căn hộ: Chọn một căn hộ để áp dụng phí   10    Mô tả:  Nhập mô tả hoặc bất kỳ ghi chú nào cần lưu ý khi áp dụng phí này Bước 3: Bấm Lưu   tại   11   để hoàn tất thêm mới.   12 Diễn giải loại tháng | Số lượng - định mức | Loại căn hộ Số liệu A. Quản lý số liệu căn hộ Màn hình quản lý định phí căn hộ sẽ thể hiện các thông tin chính về các định phí thuộc về từng căn hộ của dự án bao gồm: Mã căn hộ Đơn vị tính Số cũ: chỉ số đồng hồ tháng trước Số mới: chỉ số đồng hồ tháng hiện tại Số lượng = Số mới - Số cũ Trạng thái: Chưa duyệt: dữ liệu mới tạo, chưa được duyệt từ quản lý | người dùng được phân quyền xử lý Đã duyệt: đã được duyệt từ quản lý | người dùng được phân quyền xử lý Từ: thời gian bắt đầu tính chỉ số đồng hồ (theo tháng hiện tại) Đến: thời gian kết thúc tính chỉ số đồng hồ (theo tháng hiện tại) Hình ảnh: lấy từ APP sau khi nhân viên kỹ thuật lấy chỉ số đồng hồ điện | nước và chụp ảnh đính kèm theo khi làm báo cáo gửi về hệ thống CRM Tác vụ: Chỉnh sửa | QR Code Menu Thông báo phí (1) > Số liệu (2) > Danh sách số liệu (3) (4) Chọn Toà nhà - Căn hộ (5) Danh mục cập nhật số liệu (6) Tháng | năm tạo thông báo phí. (7) Duyệt trạng thái số liệu (8) Tải mã QR (9) Thêm mới dữ liệu B. Điều chỉnh số liệu Bước 1: Thực hiện thao tác như sau Menu Thông báo phí (1) > Số liệu (2) > Danh sách số liệu (3) > Chọn Toà nhà | Căn hộ | Danh mục | Tháng, năm (4) > Chọn mã căn hộ (5) > Chọn Tác vụ (6) > Chọn Chỉnh sửa Bước 2: Chỉnh sửa số liệu | thông tin tại các trường thông tin Bước 3: Bấm Lưu để hoàn tất. Ghi chú : Chức năng tạo QR Code để nhân viên ghi số liệu tại điểm cần ghi đang trong giai đoạn phát triển. Thông báo phí (TBP) Quản lý tạo mới, kiểm tra số liệu & phát hành hoá đơn theo từng tháng. Quản lý danh sách các hoá đơn đã phát hành. A. Quản lý danh sách hoá đơn Màn hình quản lý danh sách hoá đơn sẽ thể hiện các thông tin chính về hoá đơn của từng căn hộ trong tháng hiện tại bao gồm: Thao tác: Menu Thông báo phí (1) > Thông báo phí (2) > Màn hình Danh sách thông báo phí (3) Chọn thông tin tại (4): Chọn toà nhà > Hiển thị tất cả | Chọn toà nhà + Căn hộ > Hiển thị Thông báo phí 1 căn hộ đã chọn Chọn tháng & năm để xem Danh sách thông báo phí tại (5): Tháng & năm tại đây là Tháng hiện tại theo lịch hiển thị. Danh sách Thông báo phí sẽ hiển thị đầy đủ theo lựa chọn tại (6): Các thông tin hiển thị gồm: Mã | Tên căn hộ | Trạng thái | Số tiền | Còn nợ | Người thanh toán | Số dư | Ngày cập nhật | Tác vụ Các nút thao tác tại (7): STT Ký hiệu Ý nghĩa của ký hiệu 1 Tạo hoá đơn Tạo mới hoá đơn Tạo lại hoá đơn sau khi có sự thay đổi số liệu.  Lưu ý: Chỉ tạo lại hoá đơn ở trạng thái Khởi tạo, nếu hoá đơn ở trạng thái khác, vui lòng vào chức năng Duyệt trạng thái như STT 2 bên dưới 2 Duyệt trạng thái hoá đơn Chọn vào ô chứa dòng hoá đơn cần duyệt > Màn hình Cập nhật trạng thái (Đã gửi | Khởi tạo | Đã gửi | Còn nợ | Đã thanh toán | Chuyển nợ) Thao tác theo các thông tin hiển thị trên hình & Bấm nút Lưu để hoàn tất Lưu ý: Tại cấu hình hoá đơn cho dự án, bạn phải cài đặt chức năng Tự động E-mail khi duyệt hoá đơn là Có (Mỗi thao tác duyệt hay thay đổi trạng thái, cư dân sẽ nhận được thông báo phí)  hoặc Không (Sau thao tác, kiểm tra, đối chiếu và thực hiện thêm thao tác gửi để chắc chắn nội dung thông báo phí là đúng và chính xã, hạn chế gửi đi gửi lại hoá đơn thông báo nhiều lần gây phiền đến cư dân). 3 Nhắc nợ (Cho 1 hoặc nhiều hoá đơn được chọn) Trong trường hợp hoá đơn đã quá thời hạn thanh toán theo quy định, hoặc là cư dân đóng phí không đúng với số tiền trong hoá đơn thì BQL có thể chọn vào nút nhắc nợ để hệ thống gửi thông báo nhắc thanh toán đến cư dân (qua hình thức mà cư dân đã đăng ký nhận thông báo). Nhắc thanh toán lần 1 | Nhắc thanh toán lần 2 | Nhắc thanh toán lần cuối Ngày nhắc nợ sẽ được cấu hình tại Cấu hình > Hoá đơn của Chi tiết dự án Thời điểm nhắc nợ là ngày trong tháng (không phải số ngày tính từ thời điểm ra thông báo phí; không phải số ngày theo hạn thanh toán ). Chọn hoá đơn của căn hộ cần nhắc nợ > Chọn ký hiệu nhắc nợ > Chọn số lần nhắc nợ (lần 1 | lần 2| lần 3) tuỳ trường hợp. Màn hình hiển thị yêu cầu xác nhận. Đồng ý > Gửi nhắc | Huỷ bỏ > Huỷ lệnh nhắc nợ. 4 In thông báo phí Bấm chọn 1 hoặc nhiều thông báo phí cần in > Hệ thống sẽ chuyển thông báo phí đã chọn thành tập tin PDF và hiển thị ở 1 tab làm việc mới trên trình duyệt để thực hiện xem lưu về máy hoặc in Lưu ý: Cho phép trình duyệt web của bạn bật pop-up khi sử dụng chức năng này. 5 Tác vụ Tải danh sách excel các Thông báo phí:  Excel báo cáo tất cả loại phí đang có trong thông báo phí theo toà nhà Tải báo cáo:  Màn hình  Tải báo cáo công nợ hoặc số liệu  > Cần xác nhận Tháng & năm + Danh mục phí cần tải về > Bấm chọn nút công nợ hoặc nút số liệu để tải về dữ liệu cần xem Tải chi tiết hoá đơn: Chọn tháng & năm cần tải > Xem báo cáo của từng loại phí theo hoá đơn (thông báo phí) phát hành của 1 tháng đã chọn. Các thông tin tại (8):  Tổng hợp số tiền liên quan đến Thông báo phí, gồm: Thông báo phí đã thanh toán: Số tiền trong kỳ: Đã thanh toán Cần thanh toán: B. Xem chi tiết và chỉnh sửa | cập nhật hạng mục trong thông báo phí Chi tiết hoá đơn (thông báo phí): Chọn vào Mã (hoá đơn) để vào màn hình chi tiết hoá đơn Màn hình chi tiết, gồm: Thao tác chung trên 1 hoá đơn: Trạng thái (1) | Lưu (2) | Nhắc thanh toán (3) | Thanh toán (4) | Tải thông báo phí excel (5) | Tải thông báo phí PDF (6) | Tải biên nhận (7) Trạng thái (1) Khởi tạo: Trạng thái khi hoá đơn mới được tạo ( Được chỉnh sửa | cập nhật số liệu. Nên kiểm tra, đối chiếu số liệu, số tiền khi hoá đơn ở trạng thái Khởi tạo này) Đã gửi: Hoá đơn được gửi đến cư dân (Nếu cần chỉnh sửa, phải chuyển đổi Trạng thái về Khởi tạo > Chỉnh sửa > Lưu lại > Gửi cư dân)     Lưu ý: Khi gửi cư dân thành công, cư dân sẽ nhận thêm một thông báo mới có số liệu và số tiền khác thông báo trước. Vui lòng hạn chế chỉnh sửa hoá đơn ở trạng thái ĐÃ GỬI   Còn nợ: Đã thanh toán 1 phần phí Đã thanh toán: Thanh toán đủ số tiền theo thông báo Chuyển nợ: Ghi nhận khoản còn lại phải thanh toán chuyển qua kỳ sau. Hoá đơn thay đổi trạng thái có tự động gửi cư dân hay không, phụ thuộc vào cài đặt hoá đơn cho cấu hình dự án. Xem chi tiết tại đây  Lưu (2) Vào nội dung, số liệu cần cập nhật tại Danh sách hạng mục của hoá đơn > thực hiện chỉnh sửa hoặc xoá. Sau đó bấm các thao tác như hình trên: Nhấn (1) để lưu > hệ thống sẽ thông báo Cập nhật hoá đơn thành công (2) > đồng thời sẽ xác nhận Có muốn gửi hoá đơn đó tới cư dân hay không (3) Chọn Có | Không để thực hiện.   Lưu ý phần cài đặt hoá đơn cho dự án > Có tự gửi hoá đơn cho cư dân khi thay đổi, cập nhật trạng thái hay không Nhắc thanh toán (3) (Cho hoá đơn đang xem chi tiết) Chọn số lần nhắc nợ (lần 1 | lần 2| lần 3) tuỳ trường hợp. Màn hình hiển thị yêu cầu xác nhận. Đồng ý > Gửi nhắc | Huỷ bỏ > Huỷ lệnh nhắc nợ. Thanh toán (4) Phân bổ tự động Phân bổ chi tiết   Phân bổ bằng số dư Tải thông báo phí excel (5) Tải về để xem hoặc in thông báo phí dưới dạng Excel Tải thông báo phí PDF (6) Tải về để xem hoặc in thông báo phí dưới dạng PDF Tải biên nhận  (7) Tải về biên nhận thanh toán, dạng PDF Chi tiết hoá đơn:  Các thông tin hành chính bao gồm:  Mã hoá đơn | tên hoá đơn | Ngày tạo | Hạn thanh toán | Người thanh toán | Ngày thanh toán | Loại | Danh mục | Căn hộ (số dư) | Đơn vị tiền tệ Danh sách hạng mục: Vùng 1: Bảng kê chi tiết các loại phí phải thu trong kỳ thông báo  Mã | Độ ưu tiên | Tên | Số lượng | ĐVT | Thành tiền | Đã thanh toán | Tác vụ. Có thể cập nhật, chỉnh sửa hoặc xoá dòng phí trong thông báo phí Chỉnh sửa/ Cập nhật : Chọn tác vụ Chỉnh sửa hoặc cập nhật trường thông tin cần thiết > Bấm Cập nhật để lưu. Kiểm tra lại số liệu > Bấm Cập nhật hoá đơn. Xoá: Chọn tác vụ Xoá > Xác nhận Đồng ý | Huỷ để kết thúc tác vụ > Bấm cập nhật hoá đơn nếu có thay đổi. Vùng 2: Tổng kết số tiền Tổng cộng | Giảm giá ( có thể nhập trực tiếp số tiền giảm giá > Lưu hoá đơn) | Đã thanh toán | Còn phải thanh toán | Tiền thừa Nếu có bất kỳ thay đổi số liệu nào từ Danh sách hạng mục, số tiền ở vùng 2 sẽ tự thay đổi theo. Vui lòng kiểm tra, đối chiếu lại số liệu trước khi gửi hoá đơn cho cư dân. Vùng 3: Các tác vụ cho chi tiết theo danh sách hạng mục phí , gồm:  Phân bổ lại các chi phí đã thanh toán: Chỉ thực hiện khi hoá đơn ở trạng thái Đã gửi hoặc Còn thanh toán thêm Nội dung chi tiết hoá đơn Hiển thị chi tiết từng loại phí, bao gồm: Tên | Đơn vị | Giá | Số lượng | Thuế | Phí BVMT | Thành tiền Thông tin tổng hợp tiền tổng cộng | Giảm giá | Tổng thanh toán Thêm hạng mục hoá đơn Dùng để thêm 1 hoặc vài hạng mục phí phát sinh cho căn hộ trong kỳ thông báo (phí phát sinh 1 lần) Sau khi nhập đủ thông tin cần thiết, bấm Lưu để hoàn thành tạo mới. Kiểm tra lại thông tin, số tiền hiển thị và Lưu hoá đơn sau khi thay đổi hoá đơn Ghi chú: Ghi chú nội dung của Hoá đơn (Thông báo phí) (nếu có) Nhập nội dung cần ghi chú vào ô như hình trên > Bấm lưu Lịch sử thanh toán hoá đơn:  Hiển thị lịch sử các lần thanh toán cho hoá đơn (thông báo phí) Các lần thanh toán sẽ hiển thị tại đây. Phản hồi:  Thông tin trao đổi giữa BQL và cư dân liên quan đến hoá đơn này Lịch sử hoạt động: Các hoạt động chỉnh sửa | thêm mới | cập nhật của hoá đơn này sẽ hiển thị tại đây. PHÁT HÀNH & GỬI THÔNG BÁO PHÍ ĐẾN CƯ DÂN Phát hành hoá đơn Thứ tự thao tác Bước 1 Tải file mẫu + Nhập số liệu điện của tháng cần tính phí Bước 2 Kiểm tra định mức nước đã đăng ký (nếu có) Bước 3 Kiểm tra số liệu của tất cả các loại chi phí áp dụng cho căn hộ trong thông báo phí Bước 4 Bấm nút KHỞI TẠO   để khởi tạo tất cả hoá đơn thuộc một toà nhà hoặc chọn 1 căn hộ để khởi tạo. Bước 5 Gửi thông báo tất cả đến cư dân Bước 1: Cập nhật Số liệu nước của tháng cần tính phí: Thứ tự thao tác: Vào Thông báo phí / Số liệu Chọn nút + Dữ liệu bên góc phải Chọn Tháng là Kỳ phát hành thông báo Thời gian bắt đầu & Thời gian kết thúc : là mốc thời gian ghi nhận số liệu Tải file để tải về form nhập liệu Nhập dữ liệu vào các cột: Căn hộ + Số mới (Nếu là lần đầu nhập thì cần nhập thêm cột Số cũ) + Duyệt => Lưu file Bấm nút Tải số liệu lên + chọn file vừa lưu => Xác nhận Tải lên để đẩy dữ liệu lên hệ thống Chi tiết thao tác xem thêm tại: Số li ệu Bước 2: Kiểm tra định mức đăng ký (nếu có quản lý phí nước) Thao tác điều chỉnh số người đăng ký định mức nước (nếu có phát sinh): Vào Thông báo phí / Áp dụng phí căn hộ, nhập vào ô Tìm kiếm mã căn hộ cần điểu chỉnh Bấm dấu xổ xuống V ở đầu dòng để mở rộng thông tin Tại Phí nước: nếu có quản lý định mức, chức năng này sẽ hiển thị hình cây bút để điều chỉnh số Định mức đăng ký. Bấm Cập nhật. Chi tiết thao tác xem thêm tại: Áp dụng phí căn hộ > Xem chi tiết và cập nhật Bước 3: Kiểm tra các tham số còn lại trong thông báo phí Các tham số cần kiểm tra gồm: Hạng mục căn hộ (VD: xe, thẻ từ các tài sản khác theo dõi bằng Hạng mục căn hộ) có cập nhật gì về số lượng không? Có phát sinh các loại phí không thường xuyên hay không? Nếu có sẽ ghi nhận vào thông báo phí trong bước 4. Nếu không thu bất kỳ phí nào trong danh sách trên thì có thể bỏ qua bước này Bước 4: Khởi tạo thông báo phí tháng hàng loạt Thao tác: Vào Menu Thông báo phí / Thông báo phí Chọn Tháng là Kỳ phát hành thông báo Bấm dấu + để Tạo hóa đơn | Lưu ý: Ô Căn hộ nếu để trống thì mặc định phát hành cho tất cả căn hộ Bổ sung các khoản phí không thường xuyên (nếu có) (VD: Ghi nhận công nợ lần đầu tiên nhập liệu, tiền bồi thường do phát sinh hư hại, v.v.) Điều chỉnh số ngày tính phí xe (đối với trường hợp xe gửi không tròn tháng và tính phí theo số ngày gửi thực tế) Sau khi đã tạo thành công, có thể kiểm tra lại bằng cách  tải file Excel về để đối chiếu. Lưu ý: Khi có sửa đổi các tham số trong thông báo phí, hệ thống cho phép phát hành lại (ghi đè) Thông báo phí ở trạng thái "Khởi tạo" . Trường hợp thông báo phí đang ở bất kỳ trạng thái nào không phải trạng thái "Khởi tạo", người dùng cần đưa TBP về trạng thái "Khởi tạo" mới có thể phát hành lại (ghi đè) TBP. Bước 5: Gửi thông báo phí hàng loạt qua E-mail hoặc thông báo app (notification) Thao tác: Trong danh sách Thông báo phí, check vào ô vuông chọn toàn bộ hóa đơn đang hiển thị trong trang 
 Lưu ý: Có thể tăng số lượng dòng trong trang để hiển thị & chọn được nhiều thông báo phí hơn Bấm nút 2 dấu check  Xác nhận tạo hóa đơn hàng loạt Gửi thông báo phí Gửi 1 hoá đơn đến cư dân thuộc 1 căn hộ Gửi nhiều hoá đơn cùng lúc Chọn Tất cả hoặc tuỳ chọn hoá đơn > Cập nhật trạng thái ĐÃ GỬI > Bấm Lưu để kết thúc. Lưu ý: Kiểm tra phần cài đặt hoá đơn cho dự án > Có tự gửi hoá đơn cho cư dân khi thay đổi, cập nhật trạng thái hay không Lọc sổ phụ Chức năng hỗ trợ đối chiếu, xác nhận thanh toán phí từ cư dân vào tài khoản ngân hàng của Ban Quản Lý. Màn hình Danh sách lọc sổ phụ Thao tác: Menu Thông báp phí (1) > Lọc sổ phụ (2) > Màn hình danh sách lọc sổ phụ (3) Toà nhà (4) [Chọn toà nhà cần lọc hoặc chọn Tất cả] >  Căn hộ (5) [ Chọn  căn hộ hoặc để trống sẽ hiển thị tất cả] Chọn tháng (6) và năm (7) cần xử lý dữ liệu. Màn hình sẽ hiển thị danh sách theo các bước đã chọn. Tại đây, người dùng có thể xem được các thông tin, gồm: Mã giao dịch:  Mã căn hộ Số tiền Người thanh toán Trạng thái: Tất cả | Mới | Không tìm thấy | Đang treo | Xác nhận Mô tả Ghi chú Ngày cập nhật Tác vụ: Phân bổ | Cập nhật | Xoá Cập nhật lịch sử thanh toán: Có 2 cách để cập nhật lịch sử thanh toán, như ghi chú bên hình dưới dây. Sau khi chọn cập nhật, có thể thao tác thay đổi nội dung tại các ô thông tin và bấm Lưu để hoàn tất. Nếu lưu ở trạng thái  Xác nhận   hệ thống sẽ lưu lại và phân bổ qua hóa đơn! Từ khóa để nhận dạng thanh toán qua căn hộ! : Người dùng có thể tạo bất kỳ từ khoá nào, nhằm mục đích đáp ứng được việc quản lý thông tin thanh toán liên quan đến căn hộ. Phân bổ : Trường hợp cư dân sở hữu nhiều căn hộ, nhưng khi thanh toán gộp tổng tiền lại mà không ghi chú mã căn chi tiết, người dùng có thể dùng chức năng phân bổ này để xác nhận việc thanh toán. Thao tác: Bước 1: Chọn dòng giao dịch > Tại cột Tác vụ, chọn Phân bổ (Như hình bên dưới) Bước 2: Màn hình phân bổ Xoá giao dịch: Bước 1: Chọn dòng giao dịch > Tại cột Tác vụ, chọn Phân bổ (Như hình bên dưới) Bước 2: Chọn Vâng, xoá nó để hoàn tất việc xoá bỏ dòng giao dịch hoặc chọn Huỷ bỏ để huỷ lệnh xoá giao dịch. các tác vụ khác, bao gồm: Tạo từ khoá cho sổ phụ Lọc sổ phụ Xoá sổ phụ Tải xuống: Chọn tháng | năm cần tải > Bấm để tải xuống danh sách giao dịch cần tải. Tải lên số liệu: Tải lên số liệu theo file mẫu, sau khi đã nhập đủ các trường thông tin (bắt buộc) Để nhập liệu vào mẫu này, người dùng cần thêm vài thao tác, copy dữ liệu từ sao kê ngân hàng vào mẫu tại các trường thông tin bắt buộc gồm: Ngày giao dịch| Ghi có (số tiền) | Nội dung chuyển khoản | Mã giao dịch. Các trường còn lại không bắt buộc. Tải dữ liệu từ file đã nhập lên hệ thống, và kiểm tra đối chiếu dữ liệu. Bấm Xác nhận hệ thống sẽ lưu và phân bổ số tiền trong giao dịch vào hoá đơn.   Lịch sử thanh toán Màn hình danh sách lịch sử thanh toán Thao tác: Bước 1: Menu Thông báo phí > Menu Lịch sử thanh toán > Màn hình Lịch sử thanh toán [Chọn toà nhà + Chọn căn hộ (hoặc để trống để xem tất cả) + Chọn tháng + Chọn năm] Bước 2: Màn hình tổng hợp lịch sử thanh toán, có chứa các thông tin gồm: Mã Tên căn hộ Số tiền Hình thức thanh toán: Tất cả | Tiền mặt | Chuyển khoản | Thanh toán trực tuyến | Thanh toán bằng thẻ tín dụng | Thanh toán bằng ví Người thanh toán:  Thanh toán (Trạng thái thanh toán): Tất cả | Chưa thanh toán | Đang xử lý | Hết hạn | Đã thanh toán | Thanh toán lỗi  Duyệt thanh toán: Tất cả | Chờ duyệt | Đã duyệt | Hoàn phí | Huỷ Ngày tạo: Ngày cập nhật Tác vụ: Xoá Chi tiết giao dịch Bước 1:  Để xem chi tiết lịch sử giao dịch, bấm trực tiếp vào mã giao dịch như hình bên dưới. Bước 2:  Chi tiết màn hình lịch sử giao dịch Chứa các thông tin chi tiết: Chi tiết lịch sử thanh toán Không thay đổi được nội dung: Mã | Ngày tạo | Cập nhật lần cuối | Ngày thanh toán | Hình ảnh xác nhận | Mã căn hộ | Tên căn hộ | Người thanh toán Phương thức thanh toán | Số tiền | Số tiền nộp trước chưa phân bổ | Nội dung chuyển khoản Có thể cập nhật | Thay đổi nội dung:  Trạng thái thanh toán | Hoàn phí Để cập nhật việc hoàn phí, vui lòng cập nhật lại trạng thái thanh toán. Tất cả thao tác của lịch sử thanh toán sẽ hiển thị tại Lịch sử hoạt động của hoá đơn (TBP) Cập nhật Trạng thái HOÀN PHÍ: Bấm vào nút HOÀN PHÍ > Nhập nội dung (lý do hoàn phí) > Bấm Lưu để kết thúc cập nhật (như hình bên dưới) Bấm đồng ý để xác nhận thay đổi | Bấm huỷ bỏ để huỷ việc cập nhật trạng thái Cập nhật thành công hệ thống sẽ có thông báo và trạng thái mới sẽ hiển thị HOÀN PHÍ như hình bên dưới   Cập nhật Trạng thái thanh toán:  Bấm vào nút Cập nhật trạng thái > Chọn trạng thái phù hợp để thay đổi > Bấm Lưu để kết thúc cập nhật (như hình bên dưới) Bấm đồng ý để xác nhận thay đổi | Bấm huỷ bỏ để huỷ việc cập nhật trạng thái Cập nhật thành công hệ thống sẽ có thông báo và trạng thái mới sẽ hiển thị như hình bên dưới   Chi tiết hoá đơn (chỉ hiển thị nội dung, không chỉnh sửa)  Mã hoá đơn: Cho phép bấm xem chi tiết hoá đơn (thông báo phí) đã phát hành  Ngày tạo Cập nhật lần cuối: Tên hoá đơn: Nội dung hoá đơn: Phản hồi công việc Chức năng cho phép trao đổi liên quan đến chi tiết của lịch sử giao dịch đang xem.   Gửi tin nhắn: 90 ký tự/lần gửi Cho phép gửi hình ảnh kèm theo