Thông báo phí

KHỞI TẠO THÔNG BÁO PHÍ (HOÁ ĐƠN)

Quản lý tạo mới & phát hành hoá đơn theo từng tháng. Quản lý danh sách các hoá đơn đã phát hành.

A. Quản lý danh sách hoá đơn

Màn hình quản lý danh sách hoá đơn sẽ thể hiện các thông tin chính về hoá đơn của từng căn hộ trong tháng hiện tại bao gồm:

Thao tác:

Menu Thông báo phí (1) > Thông báo phí (2) > Màn hình Danh sách thông báo phí (3)
Chọn thông tin tại (4): Chọn toà nhà > Hiển thị tất cả | Chọn toà nhà + Căn hộ > Hiển thị Thông báo phí 1 căn hộ đã chọn
Chọn tháng & năm để xem Danh sách thông báo phí tại (5): Tháng & năm tại đây là Tháng hiện tại theo lịch hiển thị.
Danh sách Thông báo phí sẽ hiển thị đầy đủ theo lựa chọn tại (6): Các thông tin hiển thị gồm: Mã | Tên căn hộ | Trạng thái | Số tiền | Còn nợ | Người thanh toán | Số dư | Ngày cập nhật | Tác vụ
Các nút thao tác tại (7):

STT	Ký hiệu	Ý nghĩa của ký hiệu
1		Tạo hoá đơn Tạo mới hoá đơn Tạo lại hoá đơn sau khi có sự thay đổi số liệu. Lưu ý: Chỉ tạo lại hoá đơn ở trạng thái Khởi tạo, nếu hoá đơn ở trạng thái khác, vui lòng vào chức năng Duyệt trạng thái như STT 2 bên dưới
2		Duyệt trạng thái hoá đơn Chọn vào ô chứa dòng hoá đơn cần duyệt > Màn hình Cập nhật trạng thái (Đã gửi \| Khởi tạo \| Đã gửi \| Còn nợ \| Đã thanh toán \| Chuyển nợ) Thao tác theo các thông tin hiển thị trên hình & Bấm nút Lưu để hoàn tất
3		Nhắc nợ (Cho 1 hoặc nhiều hoá đơn được chọn) Nhắc thanh toán lần 1 \| Nhắc thanh toán lần 2 \| Nhắc thanh toán lần cuối Ngày nhắc nợ sẽ được cấu hình tại Cấu hình > Hoá đơn của Chi tiết dự án Thời điểm nhắc nợ là ngày trong tháng (không phải số ngày tính từ thời điểm ra thông báo phí; không phải số ngày theo hạn thanh toán). Chọn hoá đơn của căn hộ cần nhắc nợ > Chọn ký hiệu nhắc nợ > Chọn số lần nhắc nợ (lần 1 \| lần 2\| lần 3) tuỳ trường hợp. Màn hình hiển thị yêu cầu xác nhận. Đồng ý > Gửi nhắc \| Huỷ bỏ > Huỷ lệnh nhắc nợ.
4		In thông báo phí Bấm chọn 1 hoặc nhiều thông báo phí cần in > Hệ thống sẽ chuyển thông báo phí đã chọn thành tập tin PDF và hiển thị ở 1 tab làm việc mới trên trình duyệt để thực hiện xem lưu về máy hoặc in Lưu ý: Cho phép trình duyệt web của bạn bật pop-up khi sử dụng chức năng này.
5		Tác vụ Tải danh sách excel các Thông báo phí: Excel báo cáo tất cả loại phí đang có trong thông báo phí theo toà nhà Tải báo cáo: Màn hình Tải báo cáo công nợ hoặc số liệu > Cần xác nhận Tháng & năm + Danh mục phí cần tải về > Bấm chọn nút công nợ hoặc nút số liệu để tải về dữ liệu cần xem Tải chi tiết hoá đơn: Chọn tháng & năm cần tải > Xem báo cáo của từng loại phí theo hoá đơn (thông báo phí) phát hành của 1 tháng đã chọn.

Các thông tin tại (8): Tổng hợp số tiền liên quan đến Thông báo phí, gồm:
- - Thông báo phí đã thanh toán:
  - Số tiền trong kỳ:
  - Đã thanh toán
  - Cần thanh toán:

B. Xem chi tiết và chỉnh sửa | cập nhật hạng mục trong thông báo phí

Chi tiết hoá đơn (thông báo phí):

Chọn vào Mã (hoá đơn) để vào màn hình chi tiết hoá đơn

Màn hình chi tiết, gồm:

Thao tác chung trên 1 hoá đơn: Trạng thái (1) | Lưu (2) | Nhắc thanh toán (3) | Thanh toán (4) | Tải thông báo phí excel (5) | Tải thông báo phí PDF (6) | Tải biên nhận (7)

Trạng thái (1)	Khởi tạo: Trạng thái khi hoá đơn mới được tạo (Được chỉnh sửa \| cập nhật số liệu.* Nên kiểm tra, đối chiếu số liệu, số tiền khi hoá đơn ở trạng thái Khởi tạo này)* Đã gửi: Hoá đơn được gửi đến cư dân (Nếu cần chỉnh sửa, phải chuyển đổi Trạng thái về Khởi tạo > Chỉnh sửa > Lưu lại > Gửi cư dân) Lưu ý: Khi gửi cư dân thành công, cư dân sẽ nhận thêm một thông báo mới có số liệu và số tiền khác thông báo trước. Vui lòng hạn chế chỉnh sửa hoá đơn ở trạng thái ĐÃ GỬI Còn nợ: Đã thanh toán 1 phần phí Đã thanh toán: Thanh toán đủ số tiền theo thông báo Chuyển nợ: Ghi nhận khoản còn lại phải thanh toán chuyển qua kỳ sau.
Lưu (2)	Vào nội dung, số liệu cần cập nhật tại Danh sách hạng mục của hoá đơn > thực hiện chỉnh sửa hoặc xoá. Sau đó bấm các thao tác như hình trên: Nhấn (1) để lưu > hệ thống sẽ thông báo Cập nhật hoá đơn thành công (2) > đồng thời sẽ xác nhận Có muốn gửi hoá đơn đó tới cư dân hay không (3) Chọn Có \| Không để thực hiện. Khi đổi trạng thái Lưu, hoá đơn chỉ thay đổi trên hệ thống, chưa gửi đến cho cư dân. Hoá đơn chỉ gửi đến cư dân khi thực hiện thao tác (3) như hình trên.
Nhắc thanh toán (3) (Cho hoá đơn đang xem chi tiết)	Chọn số lần nhắc nợ (lần 1 \| lần 2\| lần 3) tuỳ trường hợp. Màn hình hiển thị yêu cầu xác nhận. Đồng ý > Gửi nhắc \| Huỷ bỏ > Huỷ lệnh nhắc nợ.
Thanh toán (4)	Phân bổ tự động Phân bổ chi tiết Phân bổ bằng số dư
Tải thông báo phí excel (5)	Tải về để xem hoặc in thông báo phí dưới dạng Excel
Tải thông báo phí PDF (6)	Tải về để xem hoặc in thông báo phí dưới dạng PDF
Tải biên nhận (7)	Tải về biên nhận thanh toán, dạng PDF

Chi tiết hoá đơn: Các thông tin hành chính bao gồm: Mã hoá đơn | tên hoá đơn | Ngày tạo | Hạn thanh toán | Người thanh toán | Ngày thanh toán | Loại | Danh mục | Căn hộ (số dư) | Đơn vị tiền tệ

Danh sách hạng mục:

Vùng 1: Bảng kê chi tiết các loại phí phải thu trong kỳ thông báo

Có thể cập nhật, chỉnh sửa hoặc xoá dòng phí trong thông báo phí

Chỉnh sửa/ Cập nhật: Chọn tác vụ Chỉnh sửa hoặc cập nhật trường thông tin cần thiết > Bấm Cập nhật để lưu.

Kiểm tra lại số liệu > Bấm Cập nhật hoá đơn.

Xoá: Chọn tác vụ Xoá > Xác nhận Đồng ý | Huỷ để kết thúc tác vụ > Bấm cập nhật hoá đơn nếu có thay đổi.

Vùng 2: Tổng kết số tiền

Tổng cộng | Giảm giá (có thể nhập trực tiếp số tiền giảm giá > Lưu hoá đơn) | Đã thanh toán | Còn phải thanh toán | Tiền thừa

Nếu có bất kỳ thay đổi số liệu nào từ Danh sách hạng mục, số tiền ở vùng 2 sẽ tự thay đổi theo. Vui lòng kiểm tra, đối chiếu lại số liệu trước khi gửi hoá đơn cho cư dân.

Vùng 3: Các tác vụ cho chi tiết theo danh sách hạng mục phí, gồm: